浅谈会计电算化下的内部控制

作者：马海平

来源：《科技创业月刊》 2015年第22期

马 海 平

（苏州工业园区科技发展有限公司江苏苏州２１５０２１）

摘要：随着计算机的普及运用，手工会计正在被会计电算化取代，对企业的内部控制提出了新的要求，如何保证会计电算化下内部控制的有效实施，是必须面对并解决的问题。文章通过对手工会计和会计电算化模式的比较，阐述对企业内部控制的影响，同时从实践运用中说明存在的内控问题，并提出相应对策。

关键词：会计电算化；内部控制；电算化模式

中图分类号：F23文献标识码：Ａｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６６５－２２７２．２０１5．22．０25

收稿日期：２０１5－08－21

随着计算机和网络技术的迅速发展，对会计行业也带来了巨大冲击，传统的手工会计正在被逐步淘汰，取而代之的是会计电算化，使其成为现代企业会计发展的必然趋势，因此人们无论是思想意识方面，还是实务操作方面都发生了巨大变化。网络信息系统的运行，在提高了会计核算速度的同时，也产生了新的内控问题，这就需要我们不断完善，不断总结，处理好系统之间在数据的传输、处理、控制、反馈等方面的工作，建立较完备的信息处理系统，保证电算化环境下企业内部控制制度的实施。

１传统手工会计与会计电算化的差异对企业内部控制的影响

第一，手工处理或纸质的内容大量减少，无论是凭证的录入、过账，还是科目汇总表、借货平衡表的编制工作及总账与明细账的核对工作等，实行会计电算化后这些繁琐且费时费力的工作内容就完全由财务软件自动化形成，从内控的角度，原先所有的数据、文字都通过书面表达，直观性较强，会计电算化后对错误的找寻，落笔为证的依据就不再成为内控的主要手段，相对来说，错误更加隐蔽，比较不易被发现，难以纠正。

第二，会计电算化后工作重点由日常繁琐的数据计算、登记各类账薄，改变为原始会计数据的收集、整理、审核及录入，内部控制也由查漏纠错改变为会计数据的分析。

第三，现如今的会计电算化已不仅仅只是财务核算软件，它甚至包含了企业整个运行体系在内的会计核算系统，对企业经营收入的确认、开票、收款等一系列进行及时的核算，对企业的运行状况进行实时的动态反映，，包括网上报税、网上银行等一些网络功能，这些全电脑化功能的实现改变了手工会计模式下各岗位人员之间通过不同业务的交接来完成一整套会计工作，自然而然形成的互相检查、互相监督的关系被打破，从而产生新的内控问题。

第四，其他方面的影响，如系统的安全性，软件的适用性，后期的完善和维护，包括会计档案管理工作等，这些相关事宜也对企业内部控制产生很大影响。

综上所述，会计电算化下的内部控制制度，范围更大，控制程序更复杂，是一种全方位的综合性控制，随着人们对计算机的依赖性越来越大，为了保证会计数据、会计报表的可靠性、准确性，必须完善内部控制制度，减少违法、违规的可能性。

２公司当前会计电算化的使用现状

２．１公司目前系统软件的使用情况

公司目前使用的电算化软件有三种，一种是外购的商业化软件，如金蝶财务软件、仓库管家婆软件，一种是委托开发的系统软件，如ＯＡ系统、一卡通餐费系统，还有一种是网络软件，如网上开票软件、网上报税软件、网上银行等。

所有在用软件中有些是个体运行，有些是相互衔接，实现了软件与软件之间的数据传输、计算，如公司的ＯＡ操作系统，它是公司的主要管理软件，针对公司的主营业务——办公楼的租赁和物业管理，由于入驻客户数量较多，为了方便对客户信息的统计，及时了解单元房的入驻或退租情况，保证收费信息的及时性、正确性，开发了这个管理软件，而且实现了与财务金蝶软件的对接，自动在账套上生成收入凭证，再根据收款维护，自动生成银行收款凭证，也就是说公司的大部分收入是由系统自动完成，所以对系统有效控制的重要性显得尤为突出。

２．２会计电算化后企业内部控制存在的主要问题

（１）操作软件系统问题。一是可应用性问题，一般来说企业不具备自行开发研制软件的能力，都是委托软件企业为企业进行设计，如果双方对需求沟通不畅，或不详尽，可能会造成开发出的软件可应用性差，无法达到使用目的，造成资源浪费；二是后期的完善和维护工作，随着企业的经营环境及经营状况发生改变，客观上也要求对运行系统进行修改或完善，由此产生的修改程序的制定以及必须明确专人负责，这也是相关内部控制的内容；三是电算化软件之间的衔接问题，由于公司既有购置的财务软件，又有自行开发的操作软件，而各操作软件之间就像孤岛，无法完成数据对接，一个系统软件只能完成一块工作，致使块与块之间断裂，如何在各软件之间实现无缝对接，保证数据传输的正确性、完整性，这也是内部控制应该考虑的问题。

（２）操作人员的素质问题。一是人员的业务处理能力，对系统的应用不熟练，处理过程不规范，会影响会计电算化的正确性，其中人员操作的不规范所产生的影响最大，由于实施了系统间数据的对接，批量采集数据的过程都是自动化生成，会因为操作失误的原因造成结果有误，且误操作的类型具有一定的共性；二是职能划分问题，实现会计电算化后，人员的职能划分发生了很大的变化，业务处理全部都是以电算化系统为主，既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送，就会出现对数据直接进行操纵处理，出现错误或舞弊风险。原先一些不相容的岗位，由于电算化后相互制约、相互监督的内控机制也相应削弱。

３加强会计电算化条件下内部控制的对策

３．１加强会计电算化系统开发与使用的控制

一是在系统开发阶段就做好前期的分析评估工作，为电算化系统的设计提供详细资料，保证自行开发出来的系统具有很好的可操作性；二是在系统运行一段时间后，发现有要修改或完善的地方，必须走一定的审批流程，经相关管理部门批准，由专门负责软件修改事宜的人员进行操作，同时做好相关的记录工作，详细报告系统修改的原因和过程；三是做好各电算化软件的数据衔接，为了保证不同软件之间数据传输的正确性，避免采集过程发生人为错误，也为了简化工作程序，必须实现不同软件对数据的接口，所以这就必须要求的操作系统具备一定的自动识别功能或自动检测功能，通过判别来保证输入输出数据的正确度，否则会得出错误的结论，

而操作人员却毫不知情，而且还需要操作人员懂得一些较高水平的操作能力，如会计软件开发和维护，会计信息的分析和处理等。

３．２加强会计电算化下的人员控制

一是加强人员的电算化操作能力，这里的操作能力并非仅指一些简单的操控，还包括对系统运作程序的了解，熟悉数据在各系统软件中生成、导入的关联性，操作过程中的规范性，保证系统内部控制方面的程序得以实行，保证系统运行的安全性；二是加强会计人员的在职培训，提高会计人员的会计专业知识和计算机网络运用能力，以满足电算化系统实施人机交互控制的客观需求；三是建立明确的岗位分工制度，设置岗位职能，每个会计电算化岗位都有自己的权限并严格按照权限进行相关操作，设置分工时，要做到相互牵制、相互制约，职权分离，有效地控制错误违法行为的发生，从而防微杜渐。

３．３加强会计电算化下会计数据的控制

在软件性能和人员素质得以保证的情况下，必须对系统内的数据实施控制，数据输入系统后，初始数据不能进行修改、删减的操作，找出原因后需要责任部门填写指定修改单，经相关审批程序，授权专人修正。

３．４加强电算化下的会计档案管理工作

会计电算化后，数据的执行主体是计算机，如果计算机出现硬件故障或其他非人为因素导致系统瘫痪，会计工作将不能正常进行，会计数据就会毁损或丢失，所以必须强调会计电算化数据备份的及时性。

总之，会计电算化内部控制是企业内部控制工作的重要组成部分，建立和完善这个内部控制，可以保证会计工作的顺利进行，保证系统的安全运行，保证企业电算化工作的高效实施。

参考文献

１刘芳．会计电算化内部控制存在的问题及对策［Ｊ］．商业经济，２０１１（５）

２马雯.关于会计电算化内部控制的思考［Ｊ］．中国会计，２０１０（１１）

（责任编辑高平）