公司档案管理规范

公司关于文书档案及重要电子文件的管理规范

一、目的

为加强公司文书档案及重要电子文件的管理，规范文档编号格式，便于文件的识别、追溯和控制，确保公司重要文件有唯一命名和编号，保证公司文件体系有效运转，有效的保护和利用档案，为公司发展服务，特制订本规范。

二、适用范围

本公司体系类文件、技术类文件、管理类文件（包括纸介质文件和电子文件）。 三、命名及编号方法

请参照《文件命名及编号规则》。 四、审批流程

1、文件起草人发起申请——部门经理审核——行政人事部统一编号——申请人起草文稿——部门经理审核——行政人事部核实编号的准确性——总经理批准——成文；

2、部门经理发起申请——总经理审核——行政人事部统一编号——部门经理起草文稿——总经理审核——行政人事部核实编号的准确性——总经理批准——成文；

3、总经理发起申请——董事长审核——行政人事部统一编号——总经理起草文稿——董事长审核——行政人事部核实编号的准确性——董事长审批——成文；

4、审批需在当天内完成，特殊情况需报备总经理或董事长知晓，事后补齐审批手续，所有文件最终由行政人事部存档备案。

五、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

- 1 -

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合并归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

六、档案管理人员职责

1、公司制定专人负责文件材料的管理。

2、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

3、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

4、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

5、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

- 2 -

七、档案的借阅

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅审批单》，报部门经理签字批准，行政人事部签字批准，总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

8、公司任何个人或部门非经允许，不得擅自销毁档案资料。

- 3 -