秘书三级技能操作模拟12

[模拟] 秘书三级技能操作模拟12

第一部分 案例分析

第1题：

请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出10处正误点）。

人物：宏远公司总经理助理高叶、总经理李蒙、钟苗、五个部门经理

物品：挂钟、电话、计算机、优盘、投影仪、会议室茶具、矿泉水、资料、手机、烫伤膏、服装

场景：高叶办公室、会议室、洗手间、书柜

情景一

上午，宏远公司经理办公室挂钟指向8:10，电话铃响起三遍后仍无人接听，断掉。电话铃再次响起，只见高叶一身正装匆匆进门，抓起电话：“抱歉，你好！宏远公司高叶。”

电话中：“高叶啊，我是李蒙。”高叶愣了一下马上回应：“啊，李经理您好。不好意思，我来晚了，正要给您回电话呢。昨天您要的那本企业形象策划书不在我手里，我找到再送过去好吗？”

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李蒙：“一会儿开会就要用了，你怎么搞的嘛！快点啊，9:00带到会议室来吧！”

高叶：“好的好的。”高叶放下电话回身在书柜的资料中着急地翻着，自言自语着：“明明放在这里怎么会没了？”

（特写：书柜中的资料摆放无序，有些资料一碰就散落下来。）

这时有人敲门。听见敲门声，高叶说：“请进。”

钟苗进来：“哟，找什么呢？这么着急？”

高叶：“上周弄出来的那本企业形象策划书找不到了，一会儿开会要讨论呢。”

钟苗：“在我这里嘛。你真是贵人多忘事，你让我去加一张图片，我还问你要不要填跟踪卡来的。”说着递过手中的资料和一个优盘。

高叶：“对对，看我真是忙晕了。”高兴地接过东西，翻看资料：“图片加上了，太好了。幻灯片的模板用的是这里的标志吧？”

钟苗：“对，应该没问题。”

高叶：“会上要给经理们看的，我再检查一遍。”

钟苗：“那我先回去了。”

高叶：“好，好，你先去会议室查看一下会议要用的东西和投影仪，我马上到。”

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高叶打开计算机，把优盘插上审看着幻灯片。

情景二

会议室里，会议桌上物品摆放规范。

（特写：茶杯、记录用的纸、笔放在座位前的桌面上、投影仪在桌上。）

几个部门经理围坐在会议桌旁，总经理李蒙正在讲话：“前面的几个事就这样定了，现在看看我们上次讨论修改的企业形象策划书，大家再提提建议。”

高叶打开投影仪开始介绍：“为了让大家更清楚地了解，已经修改的部分我们做了个幻灯片来说明……”（声音淡出）

这时钟苗来给李蒙的杯子续上开水，又去给别人续水。

这时，高叶的手机忽然响了，她说：“不好意思。”立即起身出去接听电话，却碰翻了旁边的杯子，开水泼到旁边的王经理的手上，王经理痛苦地甩着手。

高叶忙关掉手机拿起一瓶矿泉水倒在王经理的手上，便拉起王经理向外边走边说：“太对不起了，赶紧用凉水冲冲。”（特写：王经理在水池边用凉水冲手，高叶拿了毛巾和一管药膏，轻轻擦干后给王经理敷上药。两人来到高叶的办公室，高叶给车队打电话：“你好，车队吗？我是高叶，王经理烫伤了，要安排一个车送他去医院……”）

高叶回到会议室，李蒙关切地问：“怎么样啊？”

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高叶：“上了药，已经派车送去医院了。散会后我再去看看，您放心吧。”

李蒙：“好在你还有些应急的药品，以后真要注意了。”

会议还在进行。（声音淡出，画面淡出）_______

参：

(1)上班迟到。(×) (2)着装符合要求。(√) (3)电话应答语符合要求。(√) (4)没有做好开始工作的准备（事先没有做好开会的准备）。(×) (5)书柜的资料摆放无序。(×) (6)借出的资料无跟踪卡登记。(×) (7)交代的工作有检查。(√) (8)知道使用有公司标志的幻灯模板。(√) (9)对会议要用的文件事前检查。(√) (10)正确要求检查会议用品。(√) (11)会议用品准备到位。(√) (12)会制作幻灯片。(√) (13)会议中没有关闭手机（或设置成振动）。(×) (14)会中接听手机有道歉。(√) (15)有应急的必要生活常识。(√) (16)备有应急药品。(√) (17)考虑到了后续事务安排。(√) (18)忘记安排陪同就医的人员。(×)

详细解答：

第2题：

阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出15处正误点）。

人物：秘书钟苗、同事周伟、张总（声音）、李经理（声音）

物品：印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话

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场景：秘书办公室

情景一

秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。电话铃响了，钟苗及时拿起听筒：“你好！伟南公司。”

听筒中传来同事周伟的声音：“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。”

“好的。”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。”

周伟：“好的。”

电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：“你好！伟南公司。”

听筒中传来张总的声音：“钟苗，今天下午我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。”

钟苗：“好的。我马上安排。”

放下电话，钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志”，在上面做了修订；又抽出“个人工作日志”做了修改。

钟苗拿起电话，拨号。

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钟苗：“后勤吗？我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还是下午两点钟。”

“好的，谢谢啊！”钟苗放下话筒，“得赶紧通知各位经理。”钟苗自语道。她继续拔电话：“销售部吗？请问赵经理在吗？赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行……”（画面淡出）

情景二

钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递给钟苗。

周伟：“这是用印申请单。”（特写）

钟苗接过来看了看，说：“哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。”

周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。”

“别急，我问一下。”钟苗说着拨通了李经理的电话。

钟苗：“李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办？”

李经理：“噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签

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字。”

钟苗：“好的。”

钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。（特定：章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。）

钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。”“谢谢！”

周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了！”

钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”，一边回答：“这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。”

“那好吧。”周伟无奈地说，“我走了啊！再见！”

钟苗：“再见。”

钟苗翻开“用印登记本”，根据“用印申请表”在上面进行登记。（画面淡出）_______

参：

(1)秘书着装正确。(√) (2)电源线裸露，存在安全隐患。(×) (3)放置灭火器，有安全意识。(√) (4)接听电话及时。(√) (5)电话应答语正确。(√) (6)知道用印需要填写申请单。(√)

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(7)能够对工作日志及时进行修改。(√) (8)能够管理上司工作日志。(√) (9)能够及时预订会议室。(√) (10)能够及时将会议变动信息通知相关人员。(√) (11)用印申请表上必须要有负责人签字。(×) (12)碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。(√) (13)介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。(×) (14)印章必须要加锁保管。(×) (15)文末落款位置正确，骑年盖月。(√) (16)文末章盖倒了。(×) (17)没有盖骑缝章。(×) (18)不能开空白介绍信。(√) (19)用印后能够进行用印登记。(√)

详细解答：

第二部分 工作实务

第3题：

背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。

便条

高叶：

请你写一份如何进行文书审核的材料，发到网上供大家参考。

行政经理××

××年×月×日_______

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参：

文书审核的工作程序： (1)明确审核范围。不是所有的文书都要经过审核处理程序，那些属于例行或事务性的文书就不必审核。 (2)确定是否需要行文。可行可不行的文一律不行；通过口头、面谈或电话能完成的请示、答复事项，则不行文；与已经发出的文件内容重复的，不需行文。 (3)审核文书内容。审核文书内容与有关规定是否一致；界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处；提出的意见和办法是否可行。 (4)检查文字表达。检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑、文字有无错漏，标点符号是否准确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体。 (5)检查文件体式。检查文种是否恰当，格式是否规范完备，标题是否反映内容，密级、处理时限定得是否恰当；主送单位、抄送单位是否符合规定。 (6)检查文书在处理程序上是否妥善完备。检查发文的名义是否合适，是否须交一定的会议讨论通过；文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意。

详细解答：

第4题：

背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

备忘录

至：秘书——高叶

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自：行政经理——苏明

内容：

公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。

行政经理 苏明

××年×月×日_______

参：

远程会议筹备方案的特点： (1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 (2)远程会议筹备方案拟订时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 (3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。 (4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。做好会务筹备情况检查的方法大致分为以下两种： (1)听取会议筹备人员的汇报。 ①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 ②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。 ③选择合适的汇报时间。 ④对会议筹备情况汇报的关键是发现筹备过程中的问题，及时地调整和加强，因此，汇报之后要抓紧催办和落实。 (2)会前现场检查。 ①检查会议

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所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料，用盲文印刷等。远程会议要提前下发材料。 ②注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 ③设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。 ④佩戴徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩戴徽章或名牌。 ⑤准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。 ⑥安排接待、服务人员。配备精通业务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 ⑦远程会议要加强对设备的检查。

详细解答：

第5题：

背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条

高叶：

公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。请你完成以下工作任务：

(1)说明起草文件的要求。

(2)说明文件审核的具体方面。

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(3)说明审核后的发文处理程序。

(4)说明封发的要求。

行政经理 苏明

××年×月×日_______

参：

(1)起草文件的要求：情况确实，表述准确，观点明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。 (2)文件审核的重点：具体内容、文字表达、格式、体式。 (3)审核后的发文处理程序：签发、缮印、校对、盖印，登记。 (4)封发要求：折叠整齐，贴实封口，及时发送。

详细解答：

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