档案整理外包的风险与防范

作者： 梅园

来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第2期

近些年来，档案整理外包中风险在不断发生，直接影响到档案整理的安全性。例如，来自中介的风险、来自单位自身的风险、来自市场的风险等，面对这类发展现状必须采取有效的应对措施，结合档案整理的实际发展状况，不断完善档案整理外包风险的防范措施，以下笔者主要针对这几方面内容展开详细的分析。

一、档案整理外包的风险分析

（一）来自中介的风险。众所周知，在档案整理外包过程中，有一部分是中介外包的，虽然扩大了档案整理外包的路径，但在实际外包的过程中中介的介入却存在一定的风险。如，中介机构的专业化水平偏低，在介入档案整理外包中未能严格按照市场的准入机制进行操作，从而造成档案整理外包水平偏低。另外，由于档案整理外包中介人员的专业化水平参差不齐，而且素质水平也存在很大的差异，导致档案整理外包业务的发展受到一定的限制。尤其是在信息化技术飞速发展的当下，档案管理外包逐渐向着信息化的趋势发展，但由于中介存在一些退休人员，信息技术水平偏低，对信息技术的认识不足，从而制约了档案整理外包的顺利实施。

（二）来自单位自身的风险。档案整理外包在单位的发展中有着至关重要的作用，更直接影响到档案管理水平，因此，各单位应重视档案管理，特别是在档案整理外包业务中必须引起高度重视。但从当前档案整理外包的发展现状分析，一些单位对其重视度不足，特别是在档案整理外包中存在一些绝密性档案或国家机密、商业机密档案，如果在外包过程中档案管理不够严密，将会造成重要档案信息出现泄漏的现象，不仅档案的保密性存在极大的风险，更会造成难以估量的损失。另外，在选择外包单位上如果过于随意的话，如，过度注重经济成本而忽视档案整理外包的服务水平、质量等因素，将会使档案管理陷入更加危难的处境，影响颇大。

（三）来自市场的风险。随着社会的飞速发展，档案管理外包业务的发展也极为迅速，更是市场发展的重要行业之一，当然，档案整理外包市场的发展也会有很多的单位介入，要保证市场的稳定发展，则需要重视市场各方面因素的完善，如，法律、机制、规范等。而从实际的角度出发，由于档案整理外包市场较广，所涉及的对象较为繁琐，更有很多中介机构，这在法律完善上也带来极大的难度，并没有针对中介服务出台较为完善的法律法规，很难保证每项档案整理外包业务都能够顺利进行。另外，由于法律法规的约束不够，也会使得一些中介单位出现钻空子的现象。再加上市场机制、规范的不健全等，使得外包市场中存在的风险严重制约了档案整理外包业务的顺利开展。

二、档案整理外包风险的防范措施

（一）健全档案整理外包合同。以往档案整理外包合同多是由中介单位直接提供，合同过于死板，而且其中很多条款对中介单位有利，在档案整理外包合同中埋藏着诸多的安全风险，这也是档案整理外包过程中经常被忽视的问题。因此，应从实际考虑，健全档案整理外包合同，做好风险的防范措施。首先，在签署档案整理外包合同之前应充分考虑到中介机构的实际现状，如在选择中介机构时应做到“货比三家”，对多个中介机构进行对比分析，并选择管理制度健全、内部工作人员以及管理人员整体素质水平较高、影响力较大的中介机构，这也是为档案整理外包营造一个更为安全的中介环节。其次，在签署合同之前双方应确定工作内容，并对档案整理工作进行一个准确的定位，一方面可以让中介机构更全面地了解档案整理的各项内容以及注意事项，另一方面从工作定位交谈中能够更进一步地了解中介机构对档案整理外包的重视程度。再次，在签署合同过程中，双方工作人员应明确合同中的各个款项，同时，双方应要求专

业性较强的律师来判断合同中的各项条款内容是否合理，并对合同给予合理的指导，完善合同的各项条款，同时保证了档案整理外包合同各项条款的科学性、合法性，也为档案整理外包业务的顺利开展打下基础。

（二）单位应重视档案整理外包。从以上的研究分析中发现，很多企业在档案整理外包的过程中，因缺乏对档案整理外包的重视，导致档案整理外包业务很难顺利进行，不仅制约了自身的档案工作效率，同时也会为自身档案管理带来更大的风险。因此，要规避自身所带来的风险，则需要相关企事业单位必须重视自身的档案整理外包。首先，应重视档案整理外包中介机构单位的选择，不能过于盲目，如，在选择中介机构中应选择一些资历深、服务好、管理制度完善、人员素质水平较高的中介结构。其次，企事业单位自身的档案整理外包应结合自身的实际情况考虑，要明白外包的目标和要求，是为了自身档案管理更加规范化，同时也为了顺应市场的发展需求升级档案工作，为自身的发展奠定基础。再次，应实施科学的沟通和监控。很多情况下，在一些企事业单位与中介机构签署档案整理外包合同之后，一些中介机构就会出现不理不睬不应的现象，再加上企事业单位对自身档案管理的重视度不足，导致两者之间缺乏有效的沟通，从而影响到档案整理外包的顺利进行，甚至引发更多的档案管理风险等。因此，双方都应重视相互之间的交流和沟通。如，要适当对中介机构的工作状况进行核查和监督，在此期间如果发生任何问题，都应及时与外包中介机构进行有效的沟通，并采取有效的应对措施，将损失降至最低。

（三）发挥国家行政力量，完善市场体制。在档案整理外包中存在很多不足之处，尤其是市场法律方面存在很大的欠缺，未能结合市场的实际发展情况而完善档案管理外包市场法律法规、体制、规范等，而面对这类发展现状不仅仅要从自身方面考虑，更要发挥国家的行政力量不断完善市场体制。首先，国家行政部门应加大对档案整理外包以及市场中介机构的扶持，由于每个企事业单位以及中介单位的发展规模、性质等有所区别，因此，要完善市场体制需要结合各企事业单位的实际发展情况，分析其发展特性以及性质等，不断拟定合理的扶持方案，并将其扶持政策实施下去，保证档案整理外包的顺利进行。其次，应综合分析档案整理外包市场的发展规律以及分析今后的发展趋势，并有针对性地制定相关法律法规，保证档案整理外包业务具有较强的操作性、实际性、规范性等，保证档案整理外包市场的健康发展。再次，档案行政部门应加强与档案整理中介机构之间的沟通和交流，不仅要建立起良好的合作关系，更应引入规范性的竞争机制，保证市场竞争的规范性，避免恶性市场竞争现象的出现。如，针对档案整理市场的发展趋势可以成立档案召开协作会、中介机构行业协会等，并有针对性地健全相应的召开体制，从而引领档案整理外包行业的健康、平稳发展。

三、总结

综上所述，在档案整理外包的过程中存在不同类型的风险，而引发风险主要来自于企事业单位自身对档案不够重视、外包中介机构以及市场的风险等。档案管理一直都是企事业单位发展不可忽视的项目，一旦档案整理工作不合理、不规范的话，受到影响的不仅仅是档案整理工作，更会直接影响到企事业单位的健康发展。而本文的分析主要针对档案整理外包所存在的风险以及相关的防范措施进行，也希望通过本文的分析能够引起相关部门以及人员对档案整理外包的重视。