加强招标投标活动档案管理工作之我见

发表时间：2020-12-24T06:56:49.065Z 来源：《建筑学研究前沿》2020年21期 作者： 杨学武

[导读] 招投标活动档案管理工作是贯穿招投标全过程管理的凭证，也是明确施工单位和承/发包商责任范畴的依据。宁夏建设工程招投标管理中心 宁夏银川 750000

摘要：招投标活动档案管理工作是贯穿招投标全过程管理的凭证，也是明确施工单位和承/发包商责任范畴的依据。新时期各个行业的档案管理工作都在与时俱进，推陈出新。招投标工作作为建筑工程项目的基础环节，其档案管理工作为了保证公平公正，公开透明，就要结合招投标管理工作中的常见问题，有的放矢。文章基于此展开论述，简要阐述本人的几点心得体会。 关键词：招投标；档案管理；信息化建设；精细化管理

缺少档案管理意识的现象在招投标管理工作中仍然存在，虽然管理者和档案管理人员逐渐认识到档案管理工作的重要性意义，但是构建档案管理贯穿招投标活动全过程的管理体系还要受限于客观现实的影响。相关人员必须要基于招投标活动的要点和关键环节，改进创新规章制度，化被动为主动，衔接起工作事务和业务流程的信息交底工作。对归档材料的分类和整理要设置专项管理体系，减少材料丢失或遗漏的不良情况，加强招投标档案管理工作的规范化进行。 一、建筑工程招投标常见问题分析

发布招标文件时，招标人提供的工程量清单有误，施工单位没有明确工程建设责任范畴细节，发包商提供的工程资料混乱或前后矛盾，不符合事实情况，同一工程的多个合同对于某一问题的细则条款描述不一致等等，这些情况如果没能在招投标工作阶段发现，在施工开展或工程建设后期，就需要工程量清单，中标通知书，施工合同协议，工程方案设计图纸，工程报价单和预算书，采购凭证或劳动合同，施工现场记录，施工进度日志，相关工程验收报告等文件档案来作为工程司法鉴定的证据，明确责任方和工程造价赔偿情况。 招标文件中并没有涉及标底相关内容，标底的存在是为了给建设单位在评标时提供参考依据。但目前很多投标单位在投标时会通过不同渠道和手段获知标底价格，这样得知标底价格的投标单位就会以最接近标底价格的价格作为投标价格，规避招标、地方保护主义、产业垄断等不良问题都使得招投标行业的发展受限甚至停滞，而查证与改进的前提，就是以相关工程建设项目的档案文书资料为基础，整合分析，帮助国家完善相关法律法规。

评标过程最常见的问题是个别招标文件规范性较差，导致流程手续批复较慢或不通过，从而错过了中标机会。很多情况往往是文件资料的表述错误或格式问题导致需要调整，但由于没有及时通知到位，使得有资格和实力的企业/发包商落选。还有一些评标人员在评审过程中容易出现“人情分”情况，甚至还会出现评标人员名单泄漏的问题，导致投标方私下与评标人员拉关系，降低评标过程的公平性和规范性。这类主观现实性的问题，只能通过加强档案管理水平，基于客观事实凭据，确保相关企业中标是具备工程项目建设能力的[1]。 二、招投标活动档案管理工作改进创新原则 （一）提高信息内容收集率

招投标活动档案管理工作要强化工作服务职能，全面提升管理功能性。大数据时代下，档案管理工作的发展与变革必须要基于服务和需求展开。提高信息收集能力，信息收集率是现代社会档案管理工作的根本要素，是设置决策参照指标，优化策略方案设计的依据。如果活动档案管理不重视信息内容的收集率，那么其管理工作仅仅停留在表象，只是单纯地形式化整理。 （二）提升档案管理服务便捷性

招投标活动档案管理工作要基于纸质文件向电子文档和数据资料的转变，接触信息化理念，在市场经济体制的要求下，根据社会生产需求和市场形势作出的管理模式战略升级。提升档案管理工作的便捷性，比如更加详细、全面地呈现招投标项目文件内容，根据需求和意见进行针对性地改进和优化。根据项目类型或建设难度侧重于相应的指标，以智能AI系统和个性化定制建立高效率的信息资源库，以便于搜索、查找和调阅，构建线上管理平台，实施即时通知，提高业务流程工作效率[2]。 （三）重视档案信息保存的安全性

现代科学技术和互联网的发展也同样为信息化建设带来了挑战，档案保存管理的安全性是极为重要的，尤其是评标人员名单泄漏的问题，导致投标方私下与评标人员拉关系，降低评标过程的公平性和规范性。数据被盗情况以及人员操作失误造成的档案信息遗失情况都是档案管理发展过程中可能出现的问题。针对其管理工作的安全性建设，一方面要加强专业人员的技能培训和知识教育，另一方面要加强危机风险意识培养，做好防范措施，为档案管理工作创新提供安全可靠的保障[3]。 三、招标投标活动档案管理工作策略研究

（一）加强精细化管理

评标专家的评标结果对整体招投标工作产生较大的影响，所以为了体现评标专家在评标过程中的专业性、全面性、规范合理性及公平公正性，需要加强对评标专家的重视度，实施动态管理方法。这就意味着要让评标专家参与到档案管理工作中，让他们与档案管理人员交流，明确相关管理指标和分支的有效意义，从形式上的管理深入内容上的管理，使得档案管理更加精细化。比如招标文件和投标书放在一个文件夹里，按照「时间+项目+责任人+……」的方式命名文件夹，一方面，投标项目的排列顺序在查找时能够更加便捷；另一方面，通过层层分支，能够基于调取和查阅需求，快速整理出相应的档案文件资料（规定时间内的工程项目、具体产业的项目……）[4]。招投标活动是一个责任相互联系的组织结构，招标人————招投标机构——投标人三者围绕着评标专家开展。这就意味着每一方都至少会出现对三方的信息资料交底工作。相应的，档案管理工作就要更加精细化。对评标专家的专业进行合理划分和有效配置，确保符合建筑工程评标相关要求，加强评标名单及评标专家的保密力度，在进行评标专家选取、通知评标专家参与评标及评标专家进场等相关工作时，对于相关文件资料和凭证都要按照相应的原则进行对应的档案归纳分类管理。

（二）加强活动档案信息化建设

大数据背景下，我国社会各个行业逐渐步入新常态经济发展模式，市场价值机制取代了传统价格机制，市场经济体制的改进，使得企业的核心竞争力逐渐向软实力转移，在资本硬实力的保障下，企业的管理制度、企业文化建设、企业发展战略等要素决定了工程项目建设中人为因素导致的风险比例高低。通过加强档案信息化建设，无论是招、投、相关机构还是评标专家，每一方都可以在互联网平台搜集其他三方的相关资料，合理调查，统筹规划，全面评估。作为规模巨大数据集合，只有通过全新且更加高级的处理模式，整合归纳，优化决策，节约流程，才能将其数字资料转变为与市场和行业发展等值的信息商品。新时期招投标各类文件资料和信息数据的利用价值都有所提升，与建筑工程项目质量息息相关。硬件设施资源必须要加大资金投入，构建相关项目系统，加强智能化、数字化软件管理，就管理职务和功能而言，兼容性、并行用户数量、并行事务处理能力、海量检索响应时间、存储容量、数据库管理能力、可持续服务时间、数据存储能力等内容都要规范化管理细则，制定相关管理体系。档案管理工作要更加重视信息筛选和分析处理水平的提升，重视档案管理信息化建设，让业务部门联合纸质实体档案和电子档案的双重管理，利用电子条码和更加细化的档案编目实行多种职能管理，在利用时提升信息利用率[5]。

（三）迎合市场体制化需求，做好风险防范

招投标档案管理工作的优化与创新必须要明确市场需求，顺应市场形势变化，才能在保持原本市场份额的基础上扩大经营规模。建筑企业和施工单位在市场体制改革后的全新经营和运作模式必须改进传统管理模式，优化制度流程，在转型升级的长期过程中，要结合行业变革创新后的发展形势，探索出适合招投标行业档案工作的实践路径，明确问题所在，结合市场环境和现状问题优化档案管理的规章制度和发展方向[6]。基于管理人员的工作反馈和意见，做好招投标工作各个环节文件档案资料交接工作的协调性和整体性。 （四）提升档案管理人员专业素养

招标工作的原则和特点，要求管理招标档案人员首先要有良好的职业道德，明确档案管理是一项原则性、服务性的工作，要有法律法规和档案较强的法律法规意识，招标活动本身就是依照法律法规规范运作的采购活动，招标档案管理人员必须恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《中华人民共和国招标法〉《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》。其次要树立正确的职业观念，热爱档案工作，认清自己工作的性质，珍惜自己的工作，求真务实，以严肃认真的工作态度和高度的责任感做好档案管理工作。第三要有较强的业务能力，熟悉档案业务。档案工作是一门专业性较强的业务工作，《档案法》要求档案工作人员应「具备专业知识」，招标档案管理者要加强档案业务、信息化、招投标业务知识的学习理解，促进招标档案管理现代化、规范化发展，为项目运营管理提供有力保障[7]。 结语：综上所述，建筑工程招投标工作现阶段开展过程中还存在一些不合理之处和不规范问题。为解决此类问题，加强档案管理工作水平，通过加强精细化管理、注重信息化建设、迎合市场需求、提升管理人员职业素养等措施，来规范建筑工程招投标行为、提升招投标业务流程的管理水平。 参考文献

[1]姚琳.加强招标投标活动档案管理工作之我见[J].档案管理，2020，（4）：119-120. [2]安然.互联网+背景下企业招投标项目档案管理[J].百科论坛电子杂志，2020，（5）：1274. [3]刘毅.政府采购电子档案管理的主要问题与改进措施[J].招标采购管理，2020，（3）：28-29. [4]慕栋.招投标电子化档案管理研究与构想[J].环球市场，2019，（2）：153-154，165. [5]佟勇.项目档案管理在招投标活动中的作用[J].中国招标，2010，（037）：24-25. [6]石璐.浅析招标代理中的档案管理工作[J].华夏地理，2016，（3）：133-133. [7]刘艳.档案管理在招投标活动中的作用研究[J].科学导报，2015，（24）：217.