关于下发《卉森集团接待管理办法》的通知
各中心/部门、所属各子公司：
为了有效控制成本，塑造集团良好形象,加强内部管理，规范接待工作，集团在原有接待规定的基础上，结合集团实际情况，特拟定集团接待管理办法。 本办法自签发之日起试行1月,集团人力行政中心将广泛征集意见和建议进行修订，2014年8月15日起正式执行。 特此通知
附件：《集团接待管理办法》
二〇一四年八月十一日
主题词：人事管理 接待办法 通知
发布日期：2014-08-11 试行日期：2014-08-11
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集团接待管理办法
文件编制 文件审核 文件会签 批准签发
修订记录
日 期 祖能斌 日期 日期 日期 日期 2014年6月26日 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人
发布日期：2014-08-11 试行日期：2014-08-11
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卉森集团接待管理办法
第一章
待工作，特制定本接待管理办法。
第二条 适用范围：集团总部、所属各公司。
第二章 分则 接待管理内容
第三条 接待分类
一、内部接待：集团范围内因业务发展需要，前往异地公司参观、考察、开会、学习及开展业务工作等事宜，异地公司对公司内部进行的接待；
二、对外接待：对集团总部、所属各公司人员范围之外的接待统称对外接待。 第四条 接待管理部门
一、内部接待：原则上人力行政中心/行政人事部或综合部为接待归口管理部门，相关业务部门为对口接待部门，特殊情况由集团董事长/总裁或公司总经理指派。
二、对外接待：一般性接待工作，原则上由行政人事部/综合部或对口业务部门接待，特别重要接待可协调集团/公司领导出面。
第五条 接待费用的管理
接待费用实行年度控制，各中心/部门及所属各公司必须严格按照《年度目标责任书》中规定的管理费总额进行控制，超标将严格按目标责任书及相关制度进行核算、考核。
第六条 内部接待管理 一、接待原则
本着“节约成本，促进沟通与发展”的原则，做好接待工作。 二、接待用车管理
集团中高层及各地产公司高层人员到异地开展工作，公司原则上可派车辆接送，其余人员3人（含）以上的原则上可派车辆接送。
三、内部接待用餐标准
（一）特殊城市：指一线城市中的北京、上海、天津、深圳、广州、南京、杭州，其用餐标准不超过150元/人（含酒水、香烟）。
（二）一线城市：指各省会城市、珠海、汕头、厦门、大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、福州、湛江、北海，无锡、江阴，其用餐标准不超过100元/人（含酒水、香烟）。
总则
第一条 目的：为了有效控制成本，塑造集团良好形象,加强内部管理，规范集团接
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（三）其它城市：指上述特殊地区及一线城市之外的城市或地区。用餐标准不超过80元/人（含酒水、香烟）。
四、住宿标准
具体按集团出差管理相关规定执行。 第七条 对外接待管理
接待工作应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则。 一、对外接待原则
（一）平等原则：对来宾无论职务高低，原则上都应平等相待、落落大方。一般情况下，接待人员的级别原则上应与来宾的级别基本相等，特殊情况可高规格接待。 （二）对口原则：一般性接待原则上由行政人事部/综合部或对口业务部门负责，各职能部门为对口接待部门，并遵循“谁出面接待、谁结账”的原则。 （三）节约原则：
1、接待本区域内的客人，一般情况下不宴请，在日常多注重情感投资；对特别重要的客人可适当安排。
2、接待特别重要的A、B类客人，集团/公司在迎来或送往时可安排在四星或五星级酒店用餐，菜品以本土特色菜为主。其余应尽量安排在具当地特色的餐厅、酒楼用餐。
3、接待用餐中来宾人数3人(含)以下的,公司陪客人数原则上不得超过2人；来宾人数4人(含)以上的,公司陪客人数原则按来宾人数的二分之一安排，即使特殊情况也不得超过来宾人数。
4、接待客人的酒水和香烟。原则上每桌1-2瓶、烟2-3盒。酒水与香烟的品种由公司自定，集团只确定标准。接待A类客人酒水价格为800元—1500元/瓶、香烟80-100元/盒；接待B类客人酒水价格为500—800元/瓶；香烟50-80元/盒；接待C类客人酒水价格为300元以下；香烟30-50元/盒。注：全集团在大重庆和大成都范围内用集团特供酒。
注：各级领导在审批《公务应酬申请表》时，需审定其接待总费用是否超标。 （四）周到原则：接待要做到衔接周密，以礼相待，使客人感受到热情、周到。 （五）保密原则：向来宾介绍情况，注意保守集团/公司机密；重要会议要有记录，巧妙回避不宜回答的问题。
（六）提前原则：对外接待均需提前一天填报《商务应酬审批表》，并注明来宾级别，预计主、客人数，接待负责人、主陪人员报领导审批。
二、对外接待规格、住宿、用餐标准(原则上不得突破最高标准,但可低于最低标准接待)
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接待规格 A类接待 来宾界定 住宿标准 接待城市 特殊城市 一线城市 二、三线城市 特殊城市 一线城市 二、三线城市 特殊城市 二、三线城市 用餐标准（人民币） 800-1200元/人/餐（含烟、酒） 500-800元/人/餐（含烟、酒） 300-600元/人/餐（含烟、酒） 500-800元/人/餐（含烟、酒） 300-600元/人/餐（含烟、酒） 200-500元/人/餐（含烟、酒） 200-500元/人/餐（含烟、酒） 100-300元/人/餐（含烟、酒） 政府职能部门（含事业单位）副厅级四星或五星（含）以上；县级市市长、副市长；区长、级酒店 信贷处及营销处处长；总行处长（含）以上；重要合作单位副总经理（含）以上的接待。 （高格接待） 副区长；银行分行副行长（含）以上、分行 B类接待 政府职能部门（含事业单位）处级、副处级、科级；银行分行处级、副处级、银行三星或四星别的接待。 C类接待 除A类、B类客人外以及外单位参观学商务型酒店或三星级酒店 （对等接待） 支行副行长级；重要合作单位部门负责人级级酒店 （低格接待） 习、考察的接待。 其他：对常规的外单位工作人员确需要就餐的，1-3人应控制在300元内/餐（含烟、酒），4-6人应控制在500元内/餐（含烟、酒），7人（含）以上应控制在100元内/人/餐（含烟、酒），超标需总裁/总经理批准；卉森园林公司因业务需要对外单位人员确需接待的，由所在公司总经理根据实际情况酌情处理，特殊情况由总经理向董事长/总裁汇报或请示。 注：1.所有来宾原则上公司不承担住宿费，公司接待负责人可代为订房。确需由公司承担住宿费用的，参照以上住宿标准执行。
2.上述各类接待标准尽可能实行就低原则。来宾数1-3人的，餐费可按规定标准的最高标准执行；来宾数4-6人的，餐费可
按最高标准的80%-90%执行；7—10人的，餐费可按最高标准的70%-80%执行；11人以上的，餐费按最低标准执行。
3.接待A、B类来宾，在本办法规定的用餐标准上，可上浮30%报销，但每10次不得超额3次，如超标报销超过3次或出现超
过上限30%标准的，一律报经董事长/总裁审批后方可报销。若未经董事长/总裁审批，其超标费用的50%由公司主陪人员自行承担
4.C类接待就餐费原则上不得超标报销。
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三、娱乐项目
（一）接待A、B类来宾的，公司主陪人员应技巧性回避进入娱乐场所或减少其他娱乐消费。接待C类来宾的，一律不安排娱乐消费。
（二）特别重要的客人和特殊情况确需进入歌舞厅或豪华高消费娱乐场所的，公司接待负责人尽可能只安排1-3人主陪人员陪同。
（三）娱乐消费标准如下（仅限A、B类客人；且原则上不得突破最高标准,但可低于最低标准接待):
所在城市 A类客人 高消费标准 （歌舞厅、豪华娱乐场所） B类客人 高消费标准 （歌舞厅、豪华娱乐场所） 低消费标准 （一般娱乐场所、茶楼等） 150-300元/人/次 100-200元/人/次 50元-80元/人/次 400-800元/人/次 300-600元/人/次 200-400元/人/次 特殊城市 500-1000元/人/次 400-800元/人/次 300-600元/人/次 一线城市 二、三线城市 1、上述娱乐接待标准尽可能实行就低原则。来宾数1-3人的，可按规定的最高标准执行；来宾数4-6人的，可按最高标准的80%-90%执行；7人—10人的，可按最高标准的70%-80%执行；11人以上的，按最低标准执行。
2、接待A、B类来宾，在本办法规定的娱乐标准上，可上浮30%报销，但每10次娱乐接待不得超标2次，如超标报销超过2次或出现超过上限30%标准的，一律报经董事长/总裁审批后方可报销。若未经董事长/总裁批准的，其超标费用的50%由公司主陪人员自行承担。
四、接待审批程序
（一）接待人应在事前填写《商务应酬审批表》（见附件），集团公司的A类客人接待由接待部门负责人、分管领导审核后，报集团董事长/总裁审批；B、 C类接待由接待部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批（必要时报董事长/总裁审批），但集团B、 C类接待需董事长/总裁审批。
（二）如领导出差不在公司的，先应电话请示后执行，待领导回公司后3日内补办申请及审批手续。 五、对外接待费用报销
（一）报销各类接待费用,均须将《商务应酬审批表》、刷卡POS单等作为报销附件。
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（二）接待费用原则上要求刷卡结账（卉森会所自营项目除外），按“一事一清”原则，在接待消费后7个工作日办理报销手续，遇节假日顺延；不得累积报销；逾期，则不予报销。若相关领导外出，须电话请示后作顺延处理。
（三）实行签单方式结算的,以月为结算周期，由接待人或部门填制报销凭证按财务管理规定报销。
（四）各公司财务部应每季度将各部门的接待消费情况予以统计，如有发生10次接待费用超额3次或超过上限30%标准的，应及时知会行政人事部/综合部和接待负责人，在接待负责人次月工资中按超额部分的50%予以扣发。
（五）《商务应酬审批表》各公司以每季度为周期由财务与审计人员进行审核及处理。 第八条 接待礼仪 一、接待礼节
（一）见面：主动、热情、礼貌、递交名片 （二）接待：主动起迎，问明来意 二、安排交谈地点：
（一）根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。 （二）比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另定时间。 （三）切忌让客人久候而无人问津。
（四）客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 三、引见指南
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名） 引见顺序：
（一）把年轻者介绍给长者。
（二）按社交礼仪需求，依次介绍一行来客。 （三）职务相同，先介绍年长的。 四、行路要求
（一）陪同客人行路，请客人行于自己右侧。
（二）乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开、关门。 （三）自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 五、其他
（一）穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。 （二）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。 （三）尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 （四）接待人员必须第一时间到达现场，组织实施接待活动。
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六、接待内宾的内容及程序
（一）接受任务：弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵达时间、乘坐交通工具。
（二）接待布置：提出接待意见、接待部门、人员、形式、安排、费用预算，并报请上级批准。
（三）组织活动实施：按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查的，应安排汇报、座谈会。
（四）活动小结：每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
七、接待外宾的内容及程序
接待外宾的内容及程序与接待内宾基本相同，主要内容和注意点为： （一）迎送
１、安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ２、对身份较高的外宾，事先应安排贵宾休息室，并备有饮料。 （二）会见会谈
１、会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。我方人员应提前到达，并在门口迎送。
２、对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
３、会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。主宾安排在我方主谈人右手第一位，次主宾坐第二位，其他外宾可依次随便落座。会谈时用长桌时，主宾各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
４、如有合影，事先安排合影位置图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 （三）宴请
１、有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 ２、举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 （四）文艺晚会
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 （五）参观
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的参观项目，安排身份相当的陪同人员和解说员。
第九条 接待罚则
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集团、各公司在执行接待任务时，未严格按照本办法规定执行的，除按违反集团制度规定进行处罚外，对公司造成经济损失或负面影响的将追究当事人相关责任。
第三章 附则
第十条 本办法最终解释权归集团人力行政中心，其它未尽事宜请参照集团相关制度执行。
第十一条 本办法自签发之日起试行半年, 人力行政中心将广泛征集意见和建议进行修订。
附件：《商务接待审批表》
二○一四年八月十一日
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商务接待审批表（金额单位：人民币元） 来宾单位 接待事由 接待规格 接待地点 主人数 客人数 合计人数 自带酒水品种及数量 自带香烟品种及数量 来宾人数 A类 □ B类□ C类□ 餐费预 算额 自带酒水 金额 自带香烟金额 餐饮接待预计总额 接待日期 餐饮接待 住宿接待 接待 规格 A类（四-五星级）□ B类（三-四星级）房间 □ 数 C类（商务、三星）□ 接待负责人 分管领导 意见 住宿接待预算总额 接待项目 娱乐接待 主人数 客人数 合计人数 类别 娱乐接待预算总额 礼品预 算额 礼品赠送及其他 合计总额 申请部门 部门负责人意见 公司总经理意见 集团分管领导意见 集团董事长/总裁意见
主陪人 10
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