如何加强对企业退休人员电子档案管理论文

如何加强对企业退休人员电子档案的管理

随着我国经济的快速发展，企业的离退休人员逐年增多，一个县级以上的社会保险经办机构直接服务的企业离退休人员达几万人，甚至数十万人。这就对企业退休人员社会化管理服务工作提出了新的挑战，迫切需要加快企业退休人员档案管理电子化的进程。 １．企业离退休人员电子档案的种类

目前，全国各级社会保险经办机构通过摸索，主要建立了三大类企业离退休人员的电子档案。一是企业离退休人员的人事电子化档案。就是将每位企业退休人员的人事档案，用数码相机逐页拍照，建立个人数码数据档案，而将原始档案封存。二是企业离退休人员个人基本信息电子化档案。就是采集企业离退休人员的姓名、出生年月、工作时间、退休时间、退休种类、家庭住址、联系电话、社会关系等基本信息，建立企业离退休人员基本信息库，便于企业离退休人员养老金的调整和领取养老金资格认证。三企业离退休人员个人健康状况电子化档案。就是将企业离退休人员个人在每次体检时的基本信息收集起来，建立起个人健康状况电子档案，有助于提高社会化管理服务的质量。

2.企业离退休人员电子档案的优势分析

一是提高办公效率。一般的企业退休职工也就是几十人几百人，大的企业，退休职工也就上千人，若是由原企业管理完全可以不用电子化。但实行社会化管理服务后，一个社会保险经办机构管理的人数那就是一个庞大数字，几万人甚至是几十万人。要管理服务好

如此众多的企业离退休人员，单靠用原始的手工作业台帐，显然是不能适应新的形势的。而建立企业离退休人员电子档案，这就大大提高了社会保险经办机构的办事效率，能够及时迅速快捷地为企业离退休人员提供咨询、查询、养老金调整等社会化管理服务。 二是有利于加强对企业离退休人员原始档案的管理。 企业离退休人员人事档案是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。近年来随着老龄化社会的来临，企业离退休人员的数量增长比较快，随着国有企业改革深化和破产兼并以及私有企业的增加，一些企业退休人员失去了原单位的依托和人事档案代管部门，其人事档案管理较为混乱，出现遗失、损坏、霉变等。实行社会化管理服务后，若没有好的库房和设施，加上人工查询增多，使档案容易受损。而将企业离退休人员的人事档案经过数码相机翻拍建成电子档案后，就可将原始的档案进行无菌化处理，真空封存，提高原始档案保管质量，延长保管时间。非特殊的情况，不再打开封存的原始档案，一般的查询，在电子档案中查询即可。

三是可以拓展和提高社全化管理服务的质量。为了防止出现养老金冒领，确保养老保险基金安全，每年都要进行一至两次的领取养老金资格认证工作，任务重，工作繁，还有一定的难度，而建立

完善的企业离退休人员基本信息库，就可能克服很多问题。通过对企业离退休人员的姓名、头像、身份证号、居住地、联系电话、亲属姓名及联系方式等数据采集和补充，建立起离退休人员信息数据库，方便进行查询和数据管理。有条件的经办机构可以通过现场摄像、qq视频远程摄像等手段，建立并保存离退休人员头像信息，能够有效解决了身份证复印件、传真件不清晰的问题。这样对行动不便的离退休人员进行认证时能够有更便捷的手段，提高认证的精确度，确保社保基金的安全。

3.企业离退休人员电子档案潜在的问题

一是对系统依赖大。原来办公都是手工作业，效率虽低，但却留下最便于保存的各类手工作业台帐。现在办公都实现信息化网络化，电子档案大大提高办事的效率，但同时也带来一些问题，一旦我们的信息系统出问题，或网络受到攻击，就可能导致办公瘫痪。从如此众多的企业离退休人员的档案中查找手工作业台帐，那将耗费大量的人力和时间。

二是存在泄密的风险。各类企业离退休人员的电子档案中存在着大量的有价信息，如个人的身份证号码、电话号码、家庭住址、社会关系等等，一旦流落社会上不法分子手中，就可能会被利用，给个人和社会带来一定的危害。

三是容易忽略手工作业台帐的保存。有了各类企业离退休人员的电子档案，社会保险经办机构的工作容易依赖系统办工，有些同学还会认为系统是绝对安全的，对手工作业台帐重视不够。

4.企业离退休人员电子档案管理的几点措施

一是严格接程序建立企业离退休人员电子档案。在接收、归档时，要有手工作业台帐，并将退休人员档案基础信息录入计算机，以方便档案的查阅、管理，做到当天接收的档案当天录入，当天上架，当天可以进行信息查询。建立电子档案时要改变以往要件排放序列，要求按扫描要件整理排序，本着服务查询的原则，结合对外服务工作中遇到的新情况，适时增减扫描内容，尽量减少调档，提高了电子档案的利用率。

二是做好数据备份和档案盘点。按照档案管理有关规定，对移交表、协议书等进行专门装订存放，对录入、扫描的电子信息进行了计算机硬盘和光盘备份，以此保证基础数据安全。为规范库房管理，还要定期对库存档案进行盘点，确保了档案管理“零差错”。 三是依据电子档案的性质，有针对性地做好安全防范工作。（1）企业离退休人员人事档案电子化信息库，秘级相对较高，应有专门的计算机系统，隔绝与外面一切网络联系。查阅企业离退休人员人事档案中的基本信息，应严格接程序，由专门的档案管理人员操作，其它任何人员不得操作。（2）企业离退休人员个人基本信息库主要是用于养老金的调整发放和生存认证，应由社会化发放的工作人员和社会化管理服务工作人员共同使用，其它任何人无此权限。（3）企业离退休人员个人健康状况电子档案可委托专门的医疗服务机构建立，按系统安全的要求进行管理。

四是加强对原始档案和手工作业台帐的管理。建立企业离退休

人员各类电子档案后，应尽量减少使用原始档案和手工作业台帐。有条件的单位可对各类原始档案和手工作业台帐进行无菌化处理封存，以确保原始档案的安全和保存时间。