一图书档案 ＤＯＩ：１０．１９３９２／ｊ．ｃｎｋｉ．１６７１￣３４１．２０１７１０２４８ 科技风２０１７年５月下 浅议住房公积金档案管理 陈蓉 新疆昌吉８３１ １００ 昌吉州住房公积金管理中心摘要：住房公积金档案管理工作，是公积金业务管理中不可缺少的重要组成部分，是业务管理的基础。多年来的工作实践 表明，档案管理工作在公积金日常工作中发挥了很大作用。本文在论述过程中，重点探讨了住房公积金档案管理的特点，并提出 了一些加强和改进管理的措施。希望可以对提升档案管理水平，更好的支持住房公积金各项业务的顺利开展，提供一些借鉴和参 考作用。 关键词：住房公积金档案；档案管理；留存材料；电子档案；数据信息 住房公积金档案管理，是现代档案管理领域较难管理的档 案内容。原因在于住房公积金档案信息资料繁杂多变，而且其 档案存档标准处在不断变化之中。住房公积金档案管理对住 房领域各项事务的影响作用重大，因此，其档案管理不容忽视。 在本文的研究中，提出了一些实用的建议措施，通过设计合理 的管理制度规范，采用现代化专业的档案管理技术手段，提升 档案管理的水平。 １住房公积金档案的特点 住房公积金档案是住房公积金管理机构在办理各项有关 公积金的业务时，留存的原始客户资料。记录着客户的基本信 息和所办业务种类等。住房公积金档案同时也是管理机构工 作开展的一种历史记录，具有很宝贵的参考作用。以下是住房 公积金档案的主要恃点： １．１档案形成者众多，种类和内容非常丰富 住房公积金的管理机构、经办部门、缴存单位 一缴存职工， 都是住房公积金档案的形成者。这些机构往往还包括一些其 他经办机构、公证部门以及银行等，可见，档案形成者非常多。 住房公积金档案目前主要有归集、提取、贷款三大类，每类业务 档案之下具体还有很多层次的细分，档案的内容丰富繁杂。 １．２留存材料基本相同，保存期限长且存在变化 使用住房公积金办理的各项业务类型，一般情况下，要求 留存的材料都基本相同。根据现行的住房公积金管理办法，对 相关档案的留存时间一般在１５年以上，可以说，较长的留存时 间，给档案管理增添了较大的困难。大量重复相同的材料内 容，在长期保存管理过程中，不仅意义不大，而且占用了较多档 案管理资源。 １．３整理立卷具有时效性 住房公积金档案，在其相关业务办理完毕后就要及时进行 归档，因此，其实效性很强。如果，对档案的管理，不能在规定 的时间内完成，则会影响后续的工作。例如，对于住房贷款客 户来说，如果公积金的相关档案没有及时存档，电子信息系统 不显示客户的信息资料，则客户在后续办理相关住房公积金业 务时就会遇到很多需要重复填写的材料，这是很不方便的。所 以，从这个角度来看，住房公积金档案的管理，一定要具备实效 性，即办即存。 １．４查阅和使用具有针对性 住房公积金档案的查阅控制比较严格，一般情况下，只有 住房公积金监管机构、公安部门以及客户本身具有查阅权利， 不允许他人查阅和使用档案资料。 ２加强住房公积金档案管理的方法措施 ２．１加强住房公积金档案管理制度建设 要制定一套时效性强，标准程度高的制度规定。公积金管 理机构，要结合《档案法》及《住房公积金管理条例》中有关档 案管理的要求，并结合不同住房公积金档案内容特点制定合适 的档案管理制度，为档案管理建立可以遵照执行的规范化制 度，确保档案管理的规范化、制度化。 ２．２规范档案管理人员管理，加强档案管理知识学习培训 加强住房公积金档案管理人员职业道德教育和业务学习， 规范档案管理人员职责，提高住房公积金档案内容的真实性、 准确性、完整性和规范性。加强和改进新形势下档案工作，进 一步提高住房公积金档案管理人员的综合素质，及时更新业务 知识，提升业务能力，是新形势下业务发展的需要。要加强档 案管理人员的档案管理业务培训力度，提升其管理档案的专业 技能水平，为住房公积金档案管理，提供高素质的专业化人才。 ２，３规范住房公积金档案归档管理 住房公积金档案管理，要严格依照档案管理规定，提升管 理的合规性和程序性。对不同业务种类的档案，要建立不同形 式的档案管理工作流程。在涉及到需要监督管理的，应该将档 案管理人员进行岗位分离。 ２．４做好保密工作 对于住房公积金档案管理，一定要提升档案管理人员的保 密意识。做好档案的保密工作，不能发生泄露客户信息的事 件。本人或受委托人查阅、复印、调取档案的，必须携带身份 证，委托人须出示委托书，方可进行查阅、复印和调取。除纪 检、监察、审计等有关部门依法询问档案内容外，任何人不得私 自向外泄露住房公积金档案信息，也不得在单位内部与其他人 员谈论有关档案的具体内容，违者要追究相关责任人的责任。 ２．５加大投入，完善硬件设施 公积金档案管理单位要投入资金，购置密集架，配备了恒 温恒湿设备、声像档案柜，在原有档案库房基础上，专门打造一 个标准数字化档案查阅室，将所有档案目录均录入数字化管理 系统。组织业务骨干多批次、小范围进行培训，努力提升档案 人员的业务素质、服务水平和服务质量。 ２．６注重开发利用，充分发挥档案服务功能 住房公积金档案对于公积金管理、住房公积金贷款调研等 方面，有着很重要的作用。所以，住房公积金管理机构，要充分 发掘和利用档案信息资料，提升其服务功能，为档案利用者提 供准确、迅速、全面的查询服务，进一步提高服务效率和质量。 ３结语 加强住房公积金的档案管理，是住房公积金规范管理的需 要，更是防范和化解住房公积金风险的需要。因此，要以住房 公积金管理制度建设为基础，抓好住房公积金档案资料的科学 管理，不断提高档案工作科学化、规范化管理水平，严格按照档 案工作规范化管理要求，扎实推进档案管理不断升级，为住房 公积金事业的发展，提供良好的档案信息资料服务支撑。 参考文献： ［１］李姝．浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策 ［Ｊ］．科技视界，２０１５－０２—１５． ［２］宋娜．加强基层住房公积金档案管理的对策思考【Ｊ］． 科技经济导刊，２０１６－０５－０５．