浅谈会计电算化的微观管理

山西省晋城煤业集团技术中心 赵新兵

摘 要：会计电算化是会计工作的发展方向，开展会计电算化工作是促进会计工作规范化和提高企业经济效益的重要手段和有效措施，本文从微观层面阐述了基层单位实施会计电算化的步骤、方法、措施，以及如何建立会计电算化内部管理制度。

关键词：会计电算化 微观管理

通常，基层单位对会计电算化工作的计划、组织和实施属于会计电算化的微观管理。单位开展会计电算化应当根据单位的具体情况，有计划、有组织、有领导、有保障地实施，特别是要选择优秀的软件系统，培养高素质的管理人才，建立、健全各种管理制度，尽快甩掉手工记账，为管理者提供高质量的决策支持信息。

1 单位会计电算化工作的计划

计算机在基层单位会计中的应用，对企、事业单位来说是一项较为复杂的系统工程。会计电算化是一个人机系统，首先，它要满足单位内部管理和社会上有关管理部门对会计信息的需要，因此系统的研制开发首先要考虑单位外部有关因素的制约，同时又要考虑单位内部从高层管理人员到一般管理人员、生产人员等不同管理层次的需要，这是一项十分困难而又重要的工作。其次，对企事业单位来讲，会计电算化信息系统是单位整个管理信息系统的子系统，因此它的研制开发或软件选择要从管理信息系统的整体目标和要求出发，充分考虑单位各种资源以及和其他信息子系统的信息共享，统一规划、分步实施。第三，从会计电算化信息系统的物理构成来看，它是由计算机硬件、软件和开发、使用人员等组成，因此合理配制会计电算化信息系统的硬件、软件和专业人员，是一个会计电算化信息系统得以高效运行，并满足管理需要的前提和保证。第四，从会计电算化系统本身的结构来看，它是由若干子系统构成，因此系统内部各个功能模块的设计和运用都需要统一规划。

在制定单位会计电算化工作计划时，首先要将会计电算化工作纳入单位的总体工作计划，进行切实的协调一致的规划，以保证人、财、物的需要和避免重复开发。其次，要制定会计电算化工作的实施计划。再次，对实施计划要做项目细化，对开发进度、人员培训、软硬件配备、资金筹措都要做详细的项目计划，以确保系统开发的顺利进行。

2 会计电算化的准备

2.1 配备计算机硬件和软件

计算机硬件系统是指包括计算机、打印机、终端和不间断电源等在内的机器设备，它是会计电算化信息系统开发和应用的物理设备。硬件配置的好坏直接影响到电算化会计信息系统的质量和运行状况。通常，单位应根据制定的会计电算化发展计划和计算机技术的发展状

1

况来配置硬件设备和软件，并综合考虑单位的经济实力。如果条件许可，机房可配置空调，加湿器，负离子发生器等。以免系统因干湿度、温度等原因造成系统非正常工作，同时也有利于工作人员的身体健康和工作效率。 2.2 选择通用财务管理软件 目前，市面上流行的商品化财务管理软件有几十种之多。如何选择一个合适的财务管理软件呢？在选择商品化时，可从以下几个方面来考虑： 2.2.1 合法性

合法性是指软件的设计在制度上和功能上都应符合现行财务管理的需要，能为使用者单位的核算和管理提供足够多的各种会计信息。 2.2.2 安全可靠性

会计软件的安全性是指软件具有强有力的信息保护措施，具有防止会计信息被泄漏和被破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力，防止产生不正确的会计信息能力。评价商品化会计软件的安全可靠性，主要是考察把软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，在发生时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。 2.2.3 易用性

易用性是指软件系统具有友好的界面，清晰的流程，符合会计作业习惯等易学、易用、易懂的性能。 2.2.4 适应性

指软件能很好地适应企业财务处理的具体情况，并在企业财务工作内容发生变化时，软件也能方便地适应这些变化的程度。另外，象可维护性，可审计性，可移植性等亦需加以考虑。

2.2.5 运行环境

会计信息系统仅仅是企业管理信息系统中的一个子系统，因此，在选择时应结合单位的具体情况，尽量选择那些网络环境、数据库、桌面操作系统等适应性强的会计软件。特别是要和其它子系统集成时，应充分考虑数据的接口和数据格式。 2.2.6 软件的功能

选择会计软件时，如何评价其功能是选择软件的一个重要方面。理论上，首先要考虑软件的基本功能，其次要根据单位自身的核算和管理模式（即应用模型）来选择一些特殊的功能。

2.2.7 售后服务

购买商品化会计软件，售后服务至关重要。一般软件生产供应商和经销商都为用户提供售后服务，然而各自所提供售后服务的方式和内容都不尽相同，因此在考察今后服务时，应注意售后服务的内容；厂家维护能力；维护费用；维护方式等。 2.2.8 本单位财会业务的特点

每个行业的会计工作都有其特殊性，企业规模的大小，会计业务需要处理的数据量的多少，会计核算精确度的高低，以及是否是分级核算，这都将决定购买软件的性质和功能。 2.2.9 费用 一般地，商品化会计软件的购置费用包括软件费用；资料费用及培训费用；安装调试费；售后服务费用；其他配套费用，如专为商品化会计软件配置的系统软件，及防病毒软件的购置费用；网络软件，增加工作站的费用等。 考虑费用问题时，不能仅以总费用高低来进行选择，应与软件的质量和满足需要的程度

2

综合考虑，以求选择既能满足会计处理的要求，性能价格比又是最优的软件。 2.3 配备会计电算化人才

会计电算化是一项复杂的系统工程，对系统的开发、测试、使用、维护和管理，需要各类人员协同作战，共同完成。其中，一类人员是开发人员，它包括系统分析员、系统设计员、系统程序员和系统测试员；另一类是系统应用人员，它包括系统操作人员和系统维护人员；再一类是管理人员，它包括微观管理人员和宏观管理人员。

如果选择商品化软件，则不需要开发人员，即不需要系统分析员、系统设计员、系统程序员和系统测试员。但是，在选择软件时若能得到这些人员的帮助，则可以选择到更合适的软件系统。

对于系统应用人员，在购置软件时应进行适当的培训。这是会计电算化工作得以顺利进行的必要保障。

2.4 系统运行前的准备

在正式启用商品化会计软件前，使用者单位需要整理本单位会计业务，确定账套的启用日期、业务流程，分配操作权限，准备初始数据，确定编码体系和账表格式，并初始化数据。所有这些工作都是为了使会计作业从手工向电算化顺利过渡，而这些工作往往只需一次性完成，毋需反复。当然，有个别需要修正的，系统应当允许用户进行处理。

3 替代手工记账

替代手工记账是会计电算化的目标之一，也是单位实现会计电算化的重要标志。因此，只要系统运行正常并符合甩账条件时就应及时替代手工记账。另外一个原因是，并行时间太长会为会计人员增加工作负荷。

3.1 替代手工记账的任务和条件 电算化会计信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的合法性、安全性、可靠性等。当电算化会计信息系统经过一定时期的试运行，达到有关要求后就应甩掉手工记账。 采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：

3.1.1 使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。 3.1.2 配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职操作人员。

3.1.3 用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行三个月以上，取得相一致的结果。

3.1.4 有严格的操作管理制度。

3.1.5 有严格的硬件、软件管理制度。 3.1.6 有严格的会计档案管理制度。 3.2 替代手工记账的方式

从试运行向计算机系统转换，替代手工核算，一般有两种方式：一种是全部核算业务一次性完成转换；另一种方式是分阶段逐步转换，以保证系统可靠，平衡过度。对于会计业务量大，处理复杂的系统，宜采用分阶段转换方式，先易后难。对于那些业务简单或单项应用的核算业务，可用一次性转换方式。

3.3 替代手工记账后会计档案的生成与管理 电算化会计信息系统替代手工核算后，大部分会计核算工作就由计算机完成。替代手工

3

记账后，计算机生成的各种档案机制凭证、账册、报表等均应妥善管理。一方面，在计算机磁记录体中有相应的数据备份；另一方面，需要打印的账、证、表要打印出来，并装订成册。 系统运行过程中，必须严格按照操作管理制度、维护管理制度、会计档案管理制度和操作规程的规定要求，不得有半点马虎。

4 建立会计电算化内部管理制度

建立会计电算化内部管理制度是会计电算化微观管理的基本要求，也是会计电算化得以顺利实施的可靠保障。原则上，会计电算化内部管理制度要符合会计电算化宏观管理的要求，同时要符合单位实际，并在此基础上完善所有的管理制度。

一般情况下，岗位责任制、操作管理制度、系统维护制度、机房管理制度、会计档案管理制度、计算机安全和计算机病毒防治是最基本的会计电算化内部管理制度。在制定这些制度时，应会同有关部门，并遵循专家意见。

参考文献：

[1] 武涛《会计基础工作规范教程》，山西人民出版社，1998。

作者简介：赵新兵（1969-），男，山西晋城人，会计师，1997年通过注册会计师资格考试，1991年毕业于中国煤炭经济学院会计系，现在晋城煤业集团技术中心工作。

4