针对个人存档再利用的档案信息服务方案研究

针对个人存档再利用的档案信息服务方案研究

作者：贺璐倩

来源：《各界·下半月》2018年第06期

摘要：个人存档不仅具有自身的价值，还具有宏观的历史性、文化性价值。本文通过以个人存档再利用为例，分析个人存档的档案信息化服务效果及价值，阐述档案信息服务的四个阶段方案。

关键词：个人存档；档案信息服务；方案研究

个人在生活中，通过各种活动会产生某种形态的记录物。个人产生的记录物可以是与公共活动相关的公共档案，也可以是私人活动产生的个人档案。公共档案具有历史性、文化性价值，便以法律的形式，系统地收集、管理并保存。而个人存档由于认知不足、保存标准不明确等问题，一直不受重视。但，个人存档赋予很高的历史性价值，因此本文将以个人存档再利用为例，着重阐述档案信息服务的方案。 一、定义

个人存档是指个人将其参与社会生活中产生的不同类型的、有价值的个人文件、日记、读书笔记、照片、视频、个人网站上记录等资料，以及以学习、研究、娱乐等为目的通过各种渠道获取的外部资源，通过一定的方式进行有效的保管与保护，以供个人或者社会再次获取和利用的实践行为。

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。 二、个人存档的档案信息化服务效果及价值

（一）通过个人存档的档案信息化服务体现研究性、学术性价值

活在当时代的个人理解便渗透着个人的想法及观点，以此为基础，可推测出个人与社会如何相互影响。这不仅能掌握并研究对个人的理解和个人存档的价值，还能通过提供多种样式的档案信息服务，使研究者或隐藏的使用者更方便地得到信息。 （二）具备历史性、文化性价值和效果

个人存档本身反映着与公共档案不同的历史琐碎方面，因此通过档案信息服务宣扬它的历史性价值。一个人日常相关的记录既是单纯的生活痕迹，又是反映广泛意义上的历史性重要事

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件中，一个人的记录。无论从宏观历史还是微观层面，个人存档具有保存历史的现实性的作用。

（三）个人存档具有自身的价值和效果

通过档案信息服务，向使用者提供相应的记录，便赋予了个人存档存在的价值。当然，使用记录的人也将成为个人存档资源的一部分，同时再利用的价值赋予了个人存档新的价值。 三、个人存档再利用面临的挑战

第一，目前对于存档的需求量增大与存档安全之间的矛盾日益尖锐，在当前的环境下，每时每刻都在产生着大量的信息，而这些信息由于智能手机等设备变得十分分散，而且有着因为对储存设备的使用管理不善或者受到黑客攻击等造成信息遗失的风险，虽然当前人们对于云储存的利用越来越多，但是还是仍旧有着一定的风险存在。

第二，由于人们的存档意识低下、存档的主动性不高而导致了大量的信息丢失，由于部分人们对于数字环境有着一定的恐惧心理，导致他们没有养成数据存档的习惯，造成了大量有价值的信息资源流失。此外，还有因为人们对于计算机技术了解不深的因素导致了信息的误删或者因病毒攻击而丢失等问题出现。

第三，在当前的数字环境下，人们将大量的资源储存在网络服务器上，由于存档的载体和标准各有差异，使得档案机构在个人存档或者手稿收集和管理工作上面临着很大的困难。同时，随着云计算技术的发展，个人存档的收集和保存管理的难度会越来越大。 四、針对个人存档再利用的档案信息服务方案

个人存档具有公共档案无法发现的微观历史事实与生活价值，因此不仅需要提高个人存档的认识，还要通过档案信息服务，积极地促进个人存档管理的必要性及意识。本文通过以下4个阶段来实现此目标： （一）准备阶段

此阶段为提高个人存档的认知度及关心，向使用者、隐藏的使用甚至大众，宣传个人记录的价值。宣传活动分为两种手段，一是通过社交媒体，而是机关或团体等共同体。数字时代使人们更迅速更快捷的获取个人存档，同时减轻宣传费用负担。 （二）稳定的基础形成阶段

在准备阶段中，通过宣传活动，个人存档的认知度逐渐提高，因此需要考虑并应对更多使用者的再利用。在检索、阅览、展示等档案信息服务化中，最基本的便是强化稳定地向使用者提供服务，从而吸引更多的访问者。

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（三）多样化阶段

为吸引对个人存档管理的关心及兴趣，实施多样的节目及纪念活动。以广泛宣传个人存档管理和档案文化为目的，使用者亲身体会的方式，认识到个人存档管理的重要性。 （四）使用者需求分析及评价反馈阶段

以使用者的经验为基础，问卷调查的方式，掌握并分析档案信息服务中使用者的满意度和需求。通过外部机构对档案的评价，来开发并提供多种形式的档案信息服务，这也是使用者反馈的过程。 【参考文献】

[1]周耀林，赵跃.国外个人存档研究与实践进展[J].档案学通讯，2014（03）：79-84. [2]继卫.档案信息化[J].档案天地，2017（07）.