档案分类

档案分类

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（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、

文书档案 医疗卫生、后勤福利、外事工作等；

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等；

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、 环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、

试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、 科技档案 开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、

检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样

财务档案：会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等 人事档案：职工的招聘、履历、培训等 电子档案：计算机磁带、磁盘和光盘等

声像档案：照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

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职责部门

1院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。

2 部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。

3 院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

4 部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

5 机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 档案收集、归档

1 凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。 2 各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

3 一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。

4 部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。

5 医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。

6 医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。 档案立卷

1 档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。 2 档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

3 案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。

4 案卷类目名称需根据 5.3 款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

5 归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

6 归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

7 部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。 档案目录编制

1 档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中 A1A2 为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4 为两位数年份号，B1B2 为部门（科室）代字（大类）号，C1C2 为文件类型（小类）号，D1D2 为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为 2006 年的通知，是此卷中的第 7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。

2 档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件 10.1）。

3 所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

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4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

档案保管权限、期限与类型 1档案保管权限

1.1 财务部档案由财务部保存； 1.2 人事部档案由人事部保存；

1.3 医院证、章、信由行政办公室相关负责人保存； 1.4 其它各类档案由院办（人事行政部）保存。 2档案保管期限

2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。 2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。 3文档的保存形式：

3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。 3.3 机密文档以书面或实物形式保存。 4档案类型

4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。

4.2 人事档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。 4.4 药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；

设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。 4.5 医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。 档案查阅与复制

1总经理有权查阅医院所有档案。

2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。 3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

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5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批， 并进行相关登记。 6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。 档案的销毁

1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。

2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。 3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

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文书档案管理制度

一、及时完整地收集、整理下列文书材料。

1、具有保存和利用价值的各类文件。

2、本院签发的文件(包括文件原稿)、简报、通报、报告。

3、院、科室工作计划要点、小结、总结、重要会议记录及讲话稿。

4、院史、历史考证，组织沿革(包括院领导人名单)，大事记，年鉴。

5、群众来信来访处理意见。

6、党、工、团等组织形成的有保存价值的资料及职代会文件材料。

7、本院机构设置、启用印章、干部任免、人员处分、专业技术人员职称评聘和干部、职工录用、调资等文件材料。

8、本院规章制度。

9、各类先进集体和先进工作者的文件材料。

10、各类报表和统计分析资料。

11、本院发生的突发性事件形成的材料。

12、本院在医疗卫生工作方面所形成的文件材料。

13、其它应予归档的材料。

二、须归档的文件资料必须于次年第二季度内整理完整，涉及各科业务工作的文件，移交给各科兼职档案员并办理必要手续。

三、对于没有保存利用价值的文件经挑选、复核后登记、呈送院领导审查批准后，指定人员负责监督。

四、查阅文书档案资料，须由管理人员帮助查找，资料一般不出借。

会计档案管理制度

1、为认真贯彻执行《会计档案管理办法》，加强对会计档案的管理，特制订本制度。

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2、财务部门应按归档要求，负责整理、立卷、装订成册，由本部门保管一年后，在次年三月底前归档完毕并移交给综合档案室。

3、档案室负责会计档案的接收保管和提供利用等日常业务工作。

4、会计档案保管期限可分为永久、定期二类。

5、查阅会计档案应按规定办理手续。

6、会计档案满保管期限时，由综合档案室提出销毁意见，会同档案鉴定小组、财务部门共同审查，并编制销毁清册，报请单位领导及上级主管部门批准。凡需永久性保存的会计凭证、工资名册以及涉及经济案件的会计材料均应抽出另行保管。

7、销毁时由上级专管部门派员监督，销毁现场必须有三人以上在场，监督员在销毁清册上签字，销毁清册应立卷归档。

科技档案管理制度

为了健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科技档案，根据《档案法》规定，特制订本制度。

一、科技档案的范围是指科学研究、设备购置、安装、管理、基本建设活动中直接形成的有使用、保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。

二、科技档案管理工作的基本任务是：收集、整理、保管、鉴定和统计在本院的技术资料档案，保证技术资料档案完整、准确、系统为医疗事业发展、设备利用、科技研究服务。

三、科技档案归档要求及时，基建、业务科室必须由专人负责做好材料的积累、保管工作，为立卷归档作好准备，待科技项目实施，告一个段落后，应由专人负责收集整理，及时归档，送交档案室入库。

四、所购置的器械、电器等贵重设备在开箱、安装、使用时必须有档案人员在场，并由档案员登记造册，任何人不得擅自开箱启用。

五、档案人员参与每一项科研成果、专题调查项目的评审、鉴定和工程竣工验收活动，对应当归档的科技文件材料的项目，不能通过鉴定、验收。

科研课题管理制度 一、院职能部门每年根据上级科研立题导向提出下年度调查研究指导性意见，经院长同意后发给各科室参考。 二、每年经上级批准下达任务书后的课题，有关科室向院职能部门报当年科研项目开题申请

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报告(研究的目的、意义、有关国内外动态、主要内容、资料的主要来源z研究的方法、步骤、进度、经费预算、成果表现形式、交流和应用、保证措施及完成时间)等。 三、课题承担人在院学术委员会会议上宣读开题申请报告，院学术小组及邀请的著名专家对开题报告的可行性、科学性进行审核及评议，签署意见，经院长批准，编制正式计划，按县(市)、市、省、部、国家级逐级上报(凡列入县(市)以上有二个或二个以上协作单位的科研项目的课题，填报科研合同或合作协议，协议内要注明主要完成单位及完成人员分工和任务)。

四、院重点课题开题后每半年上报进度一次，按要求填写进度、经费报表，由院职能部门定期进行检查，一季度检查一次，半年进行小结，年终做出总结。

五、课题进展中出现的问题，及时向院职能部门提出。

六、下达的科研经费，实行专款专用，由课题负责人按用款计划经院长批准用于本研究课题。

七、课题完成鉴定或评审后，应在一个月内将课题的审批文件、任务、委托书、协议书、合同、研究计划、方案、各种载体的原始记录、实验方法、实验报告、数据分析、总结报告、成果申报书、鉴定证书、获奖证书等全套资料科技档案管理方法、要求、分类立卷归档。

基建档案管理制度

为加强本院基建档案管理，特制订本制度。

1、本院召开基建工程竣工验收会，必须通知档案部门。小型项目，可委托基建管理部门兼职档案员参加。 2、基建工程项目的全部材料由院基建管理部门在竣工验收后收集齐全、完整交综合档案室。

3、基建需归档的材料:本院建设的总体规划、图纸说明，工程立项报告及有关批准文件，设计任务书，设计总方案、工程选址和地质勘测记录、报告、工程计划，初步设计、技术设计，施工计划文件、施工合同、工程协议、开工报告、施工说明、组织设计、验收文件、工程总结报告、平面图、地形图、施工实体图、水电通讯管网图、维修及改、扩建记录等以及论述与反映单位和改进前后的文书、图纸、图片等文件材料。

仪器设备开箱制度

为确保仪器设备的图纸、说明书、合格证、质量证明书、保修卡等原始资料的完整归档，有利于仪器设备的维修、保养和管理，更好为医疗卫生工作服务，特制订本措施:

1、凡购得或调拨的各种仪器设备，开箱验收时，经办人员必须通知有关科室及综合档案室。

2、仪器设备开箱前六面拍照，验收时由经办人、仓库保管员现场将随机的所有技术资料(包括图纸、说明书、合格证、量说明书等)交有关科档案人员检验归档。

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3、对无法包装或不需包装的设备，其所有的随机技术资料，经办人员必须给档案人员检验，出具证明书，方可入库。

4、购置设备技术资料不全，经办人员应设法补足技术资料，方可入库。

声像档案管理暂行规定

声像档案是指声像材料为载体的照片、录音、录像等历史资料，为认真贯彻执行《档案法》，加强声像档案管理，特制订如下规定:

一、声像档案的建立本院、各科室、个人在工作活动中形成的照片、录像、录音带等凡有保存价值的，均应及时交综合档案室集中统一管理，任何人不得据为己有。

二、声像档案的归档

1、各科室、个人必须把拍摄的底片、照片及文字说明、录制的录像带按规定一并交给综合档案室。

2、向综合档案室移交的照片应包括底片、照片和文字说明三部分，文字说明应包括时间、地点、内容、摄影者等。

3、向综合档案室移交的录像带、录音带应是原片，并在录像带、录音带上贴上文字说明。

4、声像档案的编目应简扼，便于查找和统计。

三、声像档案的保管存放声像档案的库房，要采取防止高温、高湿和强化的措施，并要定期检查录音的柜箱和库房的温湿度，达到规定标准，以防损坏。

四、声像档案的交接、查阅、借用

1、向综合档案室移交声像档案时，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。

2、因工作需要查阅和借用声像档案应办理登记手续。

照片档案管理制度

1、为加强照片档案管理，建立健全照片管理制度，更好开发利用照片档案信息资源，特制订本制度。

2、照片档案由底片、照片和文字说明三部分组成，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，要求文字简洁，语言通顺。

3、按照《照片档案管理规范》要求，整理成编写总说明及每张照片分说明，一年一次随其它载体档案一起归档。

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4、照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库，对本室收藏的照片档案要根据具体的情况定期检查，一般宜三个月检查一次。

5、接触底片，应带洁净的手套操作。

档案保密制度

1、认真执行《保密法》，遵守国家保密制度和保密纪律，维护档案的完整和安全。

2、凡涉及党和国家机密、专利的档案，不得对外开放。

3、档案人员加强自身修养，忠于职守，不准盗窃、出卖秘密和口头泄密。对造成泄密事件的责任者，及时上报，按有关规定，严肃处理。

4、利用档案者要遵守保密规定，除需要查阅的内容，其它档案不得随意翻阅。

5、查阅绝密档案，须经单位分管领导批准。机密、秘密级档案仅限本院内部查阅。

档案鉴定销毁制度

一、对本单位形成的材料，应遵照各类档案的归档范围和实际有无保存价值进行认真鉴定。档案鉴定标准按国家档案局编制的《文书档案管理期限表》、《浙江省科学技术事业单位档案管理工作实施意见》规定执行。

二、对各种档案的鉴定工作，由鉴定小组负责，必要时也可由上级档案部门派员参加。

三、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。根据保管期限规定，经鉴定确认无保存价值的档案文件材料，由档案管理人员编造销毁清册，交鉴定小组审定，报院领导审批后，指定专人监督销毁，报上级部门备案。其中会计档案中的定期保管案卷的销毁须报市卫生局批准后方可实施。销毁时应在指定地点，须有二人以上监督，监督人员在清册上签字，销毁清册立卷归档。

个人业务技术档案在人员调出、离退休、死亡时上交市卫生局保存。

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