进一步做好档案工作的思考

进一步做好档案工作的思考

作者：邹少良

来源：《北方经贸》2012年第08期

摘要：结合地勘单位存在的具体问题，在已有工作的基础上，进一步做好档案工作，以适应档案工作之需要。 关键词：档案管理工作

中图分类号：F239.1 文献标识码：A 文章编号：1005-913X（2012）08-0193-01

随着我国政治、经济体制改革的不断深入，档案管理工作出现了不少新情况、新问题。档案工作如何与时俱进，加快发展，充分发挥职能作用，更好地服务单位，给档案工作提出了更高的要求。

就本单位来看，按照档案规范化管理的标准，逐一对照，仍有一定差距。鉴于此，本人认为，要进一步做好档案工作，充分发挥它的积极作用，还需要我们进一步作好以下几个方面的工作。

一、抓好档案资源建设

档案资源是档案事业发展中的基础，是一个单位最基本的基础条件，是信息资源建设的主要组成部分。因此，要增强工作的主动性，不断拓宽资源获取的渠道和范围，凡是对本单位发展有用的档案，有收藏价值的档案，都应纳入档案资源，勿使档案工作成为“无源之水，无本之木”。为此，可以从以下方面做起，一是先从单位内部，在已有文书、科技档案的基础上，拓宽归档范围，收集充实实物档案、音像档案等，形成门类齐全、结构合理是总体格局。二是丰富、完善和充实各类档案内容，三是收集或征集一些本单位在发展过程中有影响的人或事件的专题档案。这样，本单位只有拥有了丰富的档案资源，才谈得上提供提供利用的源泉。 二、抓好档案数字化建设

有了充足的档案资源后，就要求我们更好地发挥它的作用，要发挥好它的作用，除了一些传统的方法外，还要求我们充分把档案信息化、数字式化，当然，档案信息化的内涵很丰富，但在目前状况下，本人认为，要做好三个层面上的工作：

一是要把当前归档的的全部内容数字化，即利用现有科技手段，把现在所形成的文字材料、整理文档过程中形成的数据录入软件中，形成最基本的文件级目录，以及每个文件的全部电子文件，二是建立健全各类档案的基础数据库，汇编出案卷级目录，整理出各类档案的目录

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数据，设计出各类检索检索工具。三是在一定范围内逐步实现档案资源的共享，构建档案信息系统。同时建立个人电子档案系统，实施人事档案自动化管理。适应人才柔性流动的需求，为便于档案的查阅流转，可以将个人中能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式，制成电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立，可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。 三、加强档案机制建设

加强档案法律、法规和制度建设，做到有法可依，克服和防止工作的随意性和盲目性，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。在实际工作，一方面要坚持以制度管事。用规范的管理制度、完整的工作流程来指导和开展档案工作，以此促进档案规范化管理，提升档案管理水平；一方面要坚持以制度管人。因为制度建设更具有全局性、稳定性和长期性。实践证明，许多工作出现问题大都源于管理松懈所致。 四、做好档案服务工作

服务是档案工作永恒的主题。为单位各项工作提供档案信息服务，应当根据具体情况，不断调整服务方式，创新开发多渠道的信息资源，积极主动地为经济建设服务。这就要求我们：一是首先树立“以人为本、服务先行”的意识。二是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。三是树立信息服务的理念。四是在服务过程中增强保密意识和创新意识，在提供利用的同时，要处理好利用与保密的关系，对涉及本单位秘密的档案要履行好保密职责。 五、提高档案人员的能力

随着时代的进步，人们需求的变化，不仅仅对档案实体提出了新的标准，而且对档案管理的人员也提出了更高的要求，这就迫使我们档案档案管理人员必须具备一定的素质和能力，一，首先是学习的能力，由于档案是一门学科，是一门专门的理论，这就意味着管理档案的人员必须要学好相关的理论知识，以适应事业发展的需要。二是业务能力，要亲自动手，善于动手。三是具备一定的科研能力或调查分析能力，通过总结分析，从而提高个人的各方面工作能力。

综上所述，随着档案工作的重要性日益突现，对档案的依赖程度越来越高，这就要求档案管理工作人员充分认识工作的重要意义，从而进一步提高自己各方面的能力，对待工作认真致细，尽心尽责，以适应档案工作之需要。 参考文献：

[1] 张 峰，姜兴美.信息化对档案管理的挑战及对策[J].山东档案，2000（6）.