对内对外沟通程序

公司 文件编号 版次号 页码 JLSS-CMS-SP-02 1.0 1/3 对内对外沟通程序 1.目的

为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。 2.适用范围

本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。 3.职责

3.1 办公室负责与内部员工、当地政府、工会和其它外部利益相关者的信息沟通。 3.2 采购部负责与供货商和分包商的信息沟通。 3.3 业务部负责与客户(买方)的信息沟通。

3.4 管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。 3.5 其它各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。 4.工作程序 4.1 总则:

4.1.1 信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其它适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。

4.1.2公司对内对外沟通的政策是：主动反馈、及时传递、准确有效。对内对外信息沟通均应保存适当的记 录和证据。

4.1.3 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑和投诉人的身份(包括姓名、职位、服务机构和联络电话等)，查清质疑或投诉的原因。

4.1.4 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。重大问题应报高层经理批准。

4.1.5 一旦发现有违反公司政策、法律法规或标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。

4.1.6 信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。

4.1.7 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。 4.2 对内信息沟通

4.2.1 公司社会责任政策、管理体系运行情况，由办公室负责及时传达到公司各部门及员工。

4.2.2 社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记

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录其内容和处理结果。

公司 文件编号 版次号 JLSS-CMS-SP-02 1.0 2/3 页码 4.2.3 员工的咨询、质疑和投诉，由工人代表或者办公室收集，并负责答复。 对内对外沟通程序 4.2.4工厂管理者代表或管理部应该主动的把相关的信息（如：政府部门的政策、利益相关者的期望、投诉、工厂社会责任管理体系的运行情况等）通过宣传栏张贴、培训、员工代表会议等方式及时的传达给员工。

4.2.5 管理者代表应该定期的通过员工代表例会或主动的召开不定期的会议，了解员工对工厂社会责任运行的建议和意见，并及时的解决和回复。 4.3 对外信息沟通

4.3.1 与供货商和分包商的信息沟通由采购部负责，与客户 (买方)的信息沟通由业务部负责，与当地政 府，工会和其它外部利益相关者的信息沟通由办公室负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。

4.3.2 公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其它信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据 情况处理。

4.3.3 当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由办公室接待，并报管理者 代表协助。

4.3.4 外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及 时回复，并报管理者代表备案。)

4.3.5 管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施标准的进展和效 果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。

4.3.6 如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否 符合标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供货商和分包商提供上述安排和渠道。

4.3.7 公司各部门应该主动、不定期的向外部各利益相关方征询有关社会责任方面的信息： a)办公室向政府部门主动询问相关的政策、法规，并汇报公司的社会责任表现； b)采购部向供货商/外发厂主动传达公司的社会责任政策和要求； C）业务部向客人主动汇报公司社会责任的表现，并征询其期望和要求。

4.3.8 内外沟通的信息记录于《内/外部沟通记录表》,并主动、及时的向内部员工进行传达。 5.相关记录 5.1 《会议记录》

5.2 《内/外部沟通记录表》

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